Vertrag über die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten

NACH ART. 28 DSGVO

PRÄAMBEL

Für diesen Auftragsverarbeitungsvertrag gelten die Begriffe und Definitionen der Verordnung (EU) 2016/679 (nachfolgend „DSGVO“), insbesondere des Art. 4 DSGVO.

1. GEGENSTAND

1.1 Gegenstand dieses Auftragsverarbeitungsvertrages ist die Festlegung des da-tenschutzrechtlichen Rahmens für die vertraglichen Beziehungen zwischen den Parteien.

1.1 Die Beschreibung des jeweiligen Auftrags mit den Angaben über Gegen-stand des Auftrags, Umfang, Art und Zweck der Datenverarbeitung, Art der personenbezogenen Daten sowie Kategorien der betroffenen Personen befindet sich in der Anlage unter der Ziffer 1.

1.2 Die Teilnehmer der Umfrage haben die Möglichkeit, jeweils durch Ankreu-zen entsprechender Antwort Felder eine Bewertung ihres Arbeitgebers durchzuführen. Die Mitarbeiterbefragung dient grundsätzlich zur Verbesse-rung der bestehenden Arbeitsbedingungen sowie Mitarbeiterförderungen bzw. Die Gesundheitsförderung der Mitarbeiter und die damit einherge-hende Zertifizierung. Dabei werden die erhobenen Daten anonym ausge-wertet und zur Bewertung gespeichert.

1.3 Der Auftragnehmer erhebt / verarbeitet / nutzt personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Daten im Auftrag des Auftraggebers. Diese Da-ten umfassen lediglich die Antwort auf die Befragung (Ankreuzfragen) und die IP-Adresse. Die IP-Adresse wird separat von der Antwort gespeichert. Eine Zuordnung der IP-Adressen zu den Antworten ist dem Auftragnehmer nicht möglich. Eine Individualisierung und Zuordnung der Antworten zu den Umfrageteilnehmer, ist somit nicht möglich.

2. KREIS DER BETROFFENEN

Zu dem Personenkreis der Betroffenen handelt es sich ausschließlich um die Mitarbeiter des Auftraggebers (Kunde).

3. ORT DER DATENVERARBEITUNG

Die vertraglich vereinbarte Verarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt, sofern sich aus der Anlage nichts Anderes ergibt. Jede Verlagerung der Verarbeitung in ein Dritt-land bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers in schriftlicher Form und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen für die Übermittlung in ein Drittland nach Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

4. LAUFZEIT

3.1 Dieser Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von jeder Partei mit einer Frist von drei Monaten gekündigt werden. Soweit im Zeitpunkt der Kündigung noch ein Hauptvertrag oder mehrere Hauptverträge, bei denen der Auftragnehmer im Auftrag personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeitet, in Kraft sind, gelten die Bestimmungen dieses Vertrages bis zu der regulären Beendigung des Hauptvertrages/der Hauptverträge fort.
3.2 Der Auftraggeber kann diesen Vertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen Datenschutz-vorschriften oder die Bestimmungen dieses Vertrages vorliegt. Insbesondere die Nichteinhaltung der in diesem Vertrag vereinbarten und aus Art. 28 DSGVO abgeleiteten Pflichten stellt einen schweren Verstoß dar.

5. WEISUNG

5.1 Der Auftragnehmer verarbeitet die personenbezogenen Daten nur im Rahmen der vom Auftraggeber erteilten Weisungen. Dies gilt nicht, soweit der Auftrag-nehmer durch das Recht der EU oder der Mitgliedstaaten, dem der Auftrag-nehmer unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet ist. In diesem Fall teilt der Auf-tragnehmer diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, es sei denn, die Mitteilung ist durch das betreffende Recht wegen eines wichtigen öf-fentlichen Interesses verboten.

5.2 Falls Weisungen, die unter Ziffer 1 der Anlage dieses Vertrages getroffenen Festlegungen ändern, aufheben oder ergänzen, sind sie nur zulässig, wenn eine entsprechende neue Vereinbarung in schriftlicher Form erfolgt.

5.3 Unabhängig von der Form der Erteilung dokumentieren sowohl der Auftrag-nehmer als auch der Auftraggeber jede Weisung des Auftraggebers in Text-form. Die Weisungen sind für ihre Geltungsdauer dieses Vertrages und an-schließend noch für drei Jahre aufzubewahren.

5.4 Der Auftragnehmer weist den Auftraggeber unverzüglich darauf hin, wenn ei-ne vom Auftraggeber erteilte Weisung seiner Auffassung nach gegen gesetzli-che Vorschriften verstößt. In einem solchen Fall ist der Auftragnehmer nach rechtzeitiger vorheriger Ankündigung gegenüber dem Auftraggeber berechtigt, die Ausführung der Weisung auszusetzen, bis der Auftraggeber die Weisung geändert hat oder diese bestätigt. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragneh-mer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.

6. UNTERSTÜTZUNGSPFLICHTEN DES AUFTRAGNEHMERS

6.1 Der Auftragnehmer ergreift angesichts der Art der Verarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um den Auftraggeber bei sei-ner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen der betroffenen Personen nach Art. 12 bis 22 DSGVO zu unterstützen.

6.2 Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen unterstützt der Auftragnehmer den Verantwortlichen bei der Einhaltung seiner Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO. Im Einzelnen bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen von Verletzungen an die Aufsichtsbehörde, der Benachrichtigung betroffener Personen bei einer Ver-letzung, der Datenschutz-Folgeabschätzung und bei der Konsultation der zu-ständigen Aufsichtsbehörde.

6.3 Sofern sich eine betroffene Person oder eine Datenschutzaufsichtsbehörde im Zusammenhang mit den unter dieser Vereinbarung verarbeiteten personen-bezogenen Daten direkt an den Auftragnehmer wendet, informiert der Auftrag-nehmer den Auftraggeber hierüber unverzüglich und stimmt die weiteren Schritte mit ihm ab.

7. PRÜFUNGSRECHTE DES AUFTRAGGEBERS

7.1 Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber auf dessen Anfrage alle erforderli-chen Informationen zum Nachweis der in diesem Vertrag und Art. 28 DSGVO geregelten Pflichten zur Verfügung. Insbesondere erteilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber Auskünfte über die gespeicherten Daten und die Datenver-arbeitungsprogramme.

7.2 Der Auftraggeber oder von ihm beauftragte Dritte sind – grundsätzlich nach Terminvereinbarung – berechtigt, die Einhaltung der Pflichten aus diesem Ver-trag und aus Art. 28 DSGVO zu überprüfen und beim Auftragnehmer Inspekti-onen vor Ort durchzuführen. Der Auftragnehmer ermöglicht dies und trägt dazu bei.

7.3 Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber auf Anforderung geeigneten Nach-weis über die Einhaltungen der Verpflichtungen gemäß Art. 28 Abs. 1 und Abs. 4 DSGVO zu erbringen. Dieser Nachweis kann durch die Bereitstellung von Dokumenten und Zertifikaten, die genehmigte Verhaltensregeln i. S. v. Art. 40 DSGVO oder genehmigte Zertifizierungsverfahren i. S. v. Art. 42 DSGVO ab-bilden, erbracht werden.

8. DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER DES AUFTRAGNEHMERS

Der Datenschutzbeauftragte des Auftragnehmers ist in der Anlage dieses Ver-trages unter Ziffer 3 angeführt, soweit für den Auftragnehmer ein Datenschutz-beauftragter bestellt sein muss oder freiwillig bestellt ist.

9. VERTRAULICHKEIT

9.1 Der Auftragnehmer bestätigt, dass ihm die für die Auftragsverarbeitung ein-schlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften der DSGVO bekannt sind. Er wahrt bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Auftraggebers das Datengeheimnis sowie die Vertraulichkeit. Diese Pflicht besteht auch nach Beendigung dieses Vertragsverhältnisses fort.

9.2 Der Auftragnehmer sichert zu, dass er die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten Mitarbeiter mit den für sie maßgebenden Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht. Er verpflichtet diese Mitarbeiter durch schriftli-che Vereinbarung für die Zeit der Tätigkeit und auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zur Wahrung der Vertraulichkeit, sofern sie nicht einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Der Auftragnehmer überwacht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vor-schriften in seinem Unternehmen.

9.3 Auskünfte an Dritte oder Betroffene darf der Auftragnehmer nur nach vorheri-ger schriftlicher Zustimmung, oder Zustimmung in einem elektronischen For-mat, durch den Auftraggeber erteilen.

10. TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE MAßNAHMEN

10.1 Der Auftragnehmer führt geeignete technische und organisatorische Maß-nahmen so durch, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewähr-leistet ist. Er gestaltet seine innerbetriebliche Organisation so, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird und ein ange-messenes Schutzniveau erreicht wird. Insbesondere hat der Auftragnehmer unter Berücksichtigung des jeweiligen Stands der Technik die angemessene Sicherheit der Verarbeitung, insbesondere die Vertraulichkeit (inklusive Pseu-donymisierung und Verschlüsselung), Verfügbarkeit, Integrität, und Belastbar-keit der für die Datenverarbeitung verwendeten Systeme und Dienstleistungen sicherzustellen.

10.2 Die vollständig ausgefüllte Vorlage für technische und organisatorische Maß-nahmen in der Anlage oder ein eigenes Sicherheitskonzept des Auftragneh-mers wird als verbindlich festgelegt. Die Auswahl zwischen diesen beiden Al-ternativen kann in Ziffer 5 der Anlage getroffen werden.

10.3 Die technischen und organisatorischen Maßnahmen können im Laufe des Auftragsverhältnisses der technischen Weiterentwicklung angepasst werden. Dabei müssen die angepassten Maßnahmen mindestens dem Sicherheitsni-veau der in der Anlage unter der Ziffer 5 vereinbarten Maßnahmen entspre-chen. Wesentliche Änderungen sind in schriftlicher Form oder einem elektro-nischen Format zu vereinbaren.

11. INFORMATIONSPFLICHTEN DES AUFTRAGNEHMERS UND VERLETZUNG DES SCHUTZES PERSONENBEZOGENER DATEN

11.1 Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich über jegliche Verstöße oder vermutete Verstöße gegen diesen Vertrag oder Vorschriften, die den Schutz personengezogener Daten betreffen.

11.2 Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Untersuchung, Scha-densbegrenzung und Behebung der Verstöße.

11.3 Sollten die personenbezogenen Daten die unter dieser Vereinbarung verar-beitet werden beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auf-traggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang relevanten Stellen unverzüglich auch darüber infor-mieren, dass die Herrschaft über die Daten beim Auftraggeber liegt.

11.4 Soweit Prüfungen der Datenschutzaufsichtsbehörden durchgeführt werden, verpflichtet sich der Auftragnehmer das Ergebnis dem Auftraggeber bekannt zu geben, soweit es die Verarbeitung der personenbezogenen Daten unter diesem Vertrag betrifft. Die im Prüfbericht feststellten Mängel wird der Auftrag-nehmer unverzüglich abstellen und den Auftraggeber darüber informieren.
11.5 Diese Ziffer 10 gilt entsprechend für Vorkommnisse bei Prozessen, die von Unterauftragnehmern ausgeführt werden.

12. UNTERAUFTRAGNEHMER

12.1 Die Beauftragung von Unterauftragnehmern durch den Auftragnehmer erfolgt nur nach Zustimmung des Auftraggebers in schriftlicher oder elektronischer Form.

12.2 Der Auftragnehmer hat vertraglich sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen auch gegenüber Unterauftragnehmern gelten. Der Vertrag des Auftragnehmers mit dem Subunternehmer muss schriftlich oder in elektronischem Format abgeschlossen werden.

12.3 Eine Beauftragung von Subunternehmern in Drittstaaten erfolgt nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

12.4 Der Auftraggeber erteilt hiermit seine Zustimmung zur Beauftragung der in der Anlage unter der Ziffer 4 aufgeführten Unterauftragnehmer.

12.5 Der Auftragnehmer stellt sicher, dass der Auftraggeber gegenüber dem Unter-aufragnehmer dieselben Weisungsrechte und Kontrollrechte wie gegenüber dem Auftragnehmer nach diesem Vertrag hat. Kommt ein Unterauftragnehmer seinen Datenschutzpflichten nicht nach, so haftet der Auftragnehmer gegen-über dem Auftraggeber für die Einhaltung der Pflichten jenes Unterauftrag-nehmers.

13. LÖSCHUNG UND RÜCKGABE PERSONENBEZOGENER DATEN

13.1 Der Auftragnehmer ist nach Abschluss, der jeweils im Hauptvertrag vereinbar-ten Verarbeitungsleistungen verpflichtet, alle personenbezogenen Daten, die er im Zuge der Auftragsverarbeitung erhalten hat, nach Wahl des Auftragge-bers an den Auftraggeber zurückzugeben oder zu löschen. Dies schließt ins-besondere die Ergebnisse der Datenverarbeitung, überlassene Dokumente und überlassene Datenträger und Kopien der personenbezogenen Daten mit ein. Die Pflicht zur Löschung oder Rückgabe besteht nicht, sofern der Auftrag-nehmer nach dem Recht der EU oder der Mitgliedstaaten zur weiteren Spei-cherung der Daten gesetzlich verpflichtet ist. Besteht eine weitere Verpflich-tung zur Speicherung, hat der Auftragnehmer die Verarbeitung der personen-bezogenen Daten einzuschränken und die Daten nur für die Zwecke zu nut-zen, für die eine Verpflichtung zur Speicherung besteht. Die Pflichten zur Si-cherheit der Verarbeitung bestehen für den Zeitraum der Speicherung fort. Der Auftragnehmer hat die Daten unverzüglich zu löschen, sobald die Pflicht zur Speicherung entfällt.

13.2 Die Löschung hat so zu erfolgen, dass die Daten nicht wiederherstellbar sind.

13.3 Die Vorgänge sind mit Angabe von Datum und durchführender Person zu pro-tokollieren. Die Protokolle sowie ein Nachweis der Durchführung in schriftli-cher Form sind dem Auftraggeber innerhalb von 48 Stunden nach Durchfüh-rung der Vorgänge zur Verfügung zu stellen.

14. HAFTUNG

Der Auftragnehmer haftet im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen für Schäden, die infolge schuldhaften Verhaltens gegen die Datenschutzbestim-mungen oder gegen diese Datenschutzvereinbarung entstehen. Ebenso haftet er für schuldhaftes Verhalten seiner Unterauftragnehmer sowie deren Unter-auftragnehmer.

15. SCHLUSSBESTIMMUNGEN

15.1 Die Einrede des Zurückbehaltungsrechts im Sinne von § 273 BGB wird hin-sichtlich der für den Auftraggeber verarbeiteten Daten ausgeschlossen.

15.2 Die Anlage oder im Falle mehrerer abgeschlossener Hauptverträge die Anla-gen zu diesem Vertrag sind wesentlicher Bestandteil desselben.

15.3 Für Änderungen oder Nebenabreden ist die Schriftform oder ein elektroni-sches Format erforderlich. Dies gilt auch für Änderungen dieses Formerforder-nisses.

15.4 Erweist sich eine Bestimmung dieser Vereinbarung als unwirksam, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen der Vereinbarung nicht.

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